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Parmi les techniques d’animation, il est utile de commencer sa séance de formation en brisant la glace. Pour mieux connaître les participants, il faut les laisser s’exprimer aussi souvent que possible, observer le langage non verbal, éviter que les bavards accaparent la parole et évaluer le niveau de chaque participant le plus rapidement possible, ainsi que sa fonction et son milieu culturel.

Pour briser la glace vous pouvez par exemple, demander aux participants de procéder à des présentations croisées en demandant à chaque participant de discuter avec son voisin pendant 5 minutes, puis de le présenter à l’ensemble du groupe. Une autre possibilité est de dessiner une carte sommaire d’une région, d’un pays ou du monde. Placez-la devant la classe et demandez à chaque participant de venir l’un après l’autre faire une marque sur sa ville, en la décrivant pendant une minute. Cet exercice doit être court et ne pas durer plus de 5 à 10 minutes.

NE PAS AVALER LES MOTS

Soyez enthousiaste. Il faut y croire. Ayez une voix vivace. Combattez la monotonie des sessions en introduisant des anecdotes et des exemples. Bien utiliser sa voix en parlant distinctement et suffisamment fort pour que les participants au fond de la salle vous entendent. Articulez, n’avalez pas la fin des mots et soyez attentif aux habitudes verbales «d’accord» – «n’est-ce pas» – «bien» – «alors» etc. Modulez en variant le timbre et le ton de votre voix. Soyez dramatique, confidentiel ou triomphant. Pour ce qui est de votre élocution, accentuez les syllabes, vérifiez les mots difficiles et vulgarisez si nécessaire. Faites la chasse aux manies. Evitez de manipuler des objets (stylos, baguettes, lunettes, etc.), n’ayez pas de petite monnaie dans vos poches, évitez de vous appuyer sur le mobilier (il n’est pas forcément stable), évitez des positions corporelles fermées ou tendues et agissez naturellement. Votre tenue vestimentaire sera sobre. Evitez de porter des vêtements avec des couleurs qui se contrastent trop fortement. C’est distrayant et l’auditoire regarde l’image plutôt que la personne. Portez des vêtements confortables et pas trop serrés. Faites participer votre auditoire en posant des questions qui seront souvent ouvertes pour ouvrir le débat ou clarifier. Soyez attentif en pratiquant une écoute active. Une interruption peut être un apport positif. Voici quelques techniques qui vous permettront de conduire une séance d’animation avec succès. Dans le prochain article, je vous donnerai quelques conseils pour gérer des participants difficiles.

Dans toutes les organisations, nous constatons qu’un grand nombre d’heures est passé en réunions diverses. Il est difficile d’imaginer de fonctionner sans organiser de réunion. Bien trop souvent les participants s’ennuient ou ont le sentiment de perdre leur temps. Pour éviter cela, il y a quelques règles à respecter. N’oublions pas que réunir des gens engendre impérativement des coûts. Alors afin de gagner du temps et en efficacité, voici dix questions à se poser lors de l’organisation d’une réunion.

Est-ce que la réunion est vraiment nécessaire? Dès lors que l’on considère le coût d’investissement que représente une réunion, il est parfois opportun d’envisager d’autres solutions, selon le type de communication que l’on veut établir avec ses collaborateurs. Il existe également des alternatives telles que la directive personnelle, les informations écrites telles que circulaires, télécopies, email, etc., l’appel téléphonique, la conférence téléphonique, par exemple.

2. Quel est l’objectif de la réunion?

A ne pas, comme trop souvent, confondre avec le thème de la réunion. Concrètement à quoi voulez-vous arriver à la fin de celle-ci?

3. Qui doit y participer?

Décidez qui doit impérativement être présent et qui vous pouvez inviter sans que ce soit impérativement. Il n’est pas forcément nécessaire que toutes les personnes soient présentes durant toute la réunion.

4. Combien de temps va durer la réunion?

Tenez-vous-y! Il n’y a rien de pire que des réunions qui durent.

5. Quel sera le contenu de l’ordre du jour?

Fixez un objectif, minutez les phases, définissez des durées réalistes, demandez éventuellement aux participants de prendre connaissance de documents préalablement et/ou de préparer une partie de l’animation.

6. Quand doit-elle avoir lieu?

Selon le type de réunion, il faudra tenir compte de la courbe de performances, sachant que les gens se concentrent mieux le matin.

7. Où doit-elle avoir lieu?

Choisissez un endroit approprié. Tous les locaux ne se prêtent pas à des réunions efficaces et ne sous-estimez pas l’impact de l’environnement sur le succès de votre réunion.

8. Qui va animer la réunion?

Ce n’est pas obligatoirement vous. Par contre la personne qui le fera devra être la garante du respect du temps et de l’ordre du jour. La qualité de l’animateur sera un élément important pour le bon déroulement de celle-ci.

9. De quel matériel ai-je besoin?

Eventuellement testez-le avant afin d’être sûr de son bon fonctionnement.

10. Quelle sera la suite de cette réunion?

Un procès-verbal décisionnel accompagne généralement les thèmes traités et répertorie les décisions prises, les personnes responsables et les délais à respecter. En conclusion, si vous maîtrisez l’organisation et le déroulement de vos réunions, vous augmenterez la satisfaction et la motivation des personnes qui y participent. Bonne réunion! Donner trop d’importance à son travail

«Avant de fixer l’heure d’une réunion, rappelez-vous que les gens se concentrent mieux le matin.»

Vous avez trouvé l’idée géniale, le concept révolutionnaire, vous voulez lancer votre affaire? Pensez tout de suite business modèle afin d’identifier les sources potentielles de revenus. Pour cela il faudra confronter votre idée au marché.

Comment va-t-on gagner de l’argent avec son idée? Qui va pa yer? Pour quoi? Il est important d’aborder la création d’entreprise avec une logique business modèle. Quelques services, notamment dans la sphère Internet, se lancent sans la moindre idée de la façon dont ils vont gagner de l’argent. Certains connaissent un franc succès. Ceci est un leurre, une illusion. Le succès n’est pas commercial, la société n’est pas profitable. Un peu gênant pour une entreprise... commerciale. Peut-être parviendront-ils à monétiser leur audience. Peut-être...Rien ne vaut l’argent de ses clients. Lancer son service, vivre dans l’espoir du «Buzz» et lever des fonds en espérant un jour faire de l’argent est une jolie histoire... qui ne se raconte pas souvent.

GARDONS-LA POUR NOS ENFANTS

Une fois l’idée en tête, l’entrepreneur doit tout de suite imaginer le business modèle et identifier les sources potentielles de revenus. Pas forcément nécessaire d’être original. En matière de commerce, beaucoup de choses ont déjà été pensées et il est parfois inutile de réinventer la roue. Le modèle d’affaires doit être malin et efficace. Plus le business modèle est simple à comprendre par nos interlocuteurs (investisseurs...), mieux cela vaut. En revanche, s’il est novateur, il faut l’expliquer en faisant le pont avec des business modèles déjà connus et approuvés. (Ex: Nous voulons faire de l’argent avec un modèle de publicité ciblée innovant? Prenons pour référentiel Google Adwords). En revanche il ne faut pas être obtus. L’entreprise doit confronter son offre au marché et s’adapter très vite à ses premières réponses afin d’ajuster son business modèle et saisir les nouvelles opportunités. En résumé, 4 clés pour monter un business modèle cohérent: - Y penser très tôt: immédiatement après l’idée.

- Viser l’efficacité: privilégier les business modèles simples et évidents.

- R a s s u r e r : dans la mesure du possible exploiter des business modèles approuvés ou faire référence à des modèles de revenu bien connus.

- Rester souple: Etre attentif aux retours du marché (clients...) pour saisir les opportunités et adapter/ modifier son business modèle.

En résumé, le business modèle nous permettra de donner une orientation financière visant la rentabilité

Sur tous les fronts, engagé, volontaire, plein d’énergie, l’entrepreneur type ne se pose pas la question. Il avance, fonce et développe ses activités. Tout à son honneur! Et qui le lui reprocherait? A part peut-être son entourage proche ou les collaborateurs qui ressentent les sautes d’humeurs dues à la fatigue...!

Les entrepreneurs ont cette particularité de vouloir faire un maximum. Autant impliqué dans la réalisation des projets, que de contrôler une facture, de traiter une réclamation client, de vérifier une livraison, de relire un plan, etc. ils ont «la tête dans le guidon » et ne voient pas venir... le stress. Quels sont les indicateurs de stress? S’il vous arrive souvent d’avoir une alimentation négligée, d’essayer de tout faire en même temps, de perdre le contrôle facilement, de ne pas voir l’humour dans les situations qui amusent les autres, d’avoir des difficultés de prendre des décisions, de garder tout à l’intérieur de vous, de ne pas dormir assez, de remettre à plus tard ce que vous devez faire, d’être impoli, etc. Alors vous avez de forts risques d’être stressé. Faites le test:

www.cmha.ca/bins/ (puis suivre > centre de soutien > ressources > indicateurs de stress). TRUCS ET ASTUCES

Quelques trucs et astuces simples et faciles à mettre en place pour mieux gérer le stress. Consacrez 15 minutes par jour pour vous faire plaisir en écoutant une belle musique, en vous promenant dans un parc ou au bord de l’eau, asseyez-vous sur un banc, décontractez-vous, marchez, respirez profondément, étirez-vous, pratiquez la pensée positive en visualisant quelque chose d’agréable et rechargez votre batterie. Ces exercices ne sont pas la réponse à tous les maux, mais sont peut-être un début de réponse à votre stress et vous pouvez trouver un regain d’énergie qui vous permettra d’être plus efficace dans vos activités professionnelles notamment. Que feriez-vous maintenant si on vous offrait 15 minutes pour faire ce que vous voulez? Voici un lien qui pourrait être fort utile: www.cmha.ca/ bins/ (puis suivre > centre de soutien > ressources > le stress apprivoisé) En conclusion, le stress n’est pas une fatalité, il est la conséquence d’un mode de vie. A nous de le gérer et de trouver les réponses adéquates.

Quelle longueur doit faire un email pour être lu? Qui mettre en copie? Faut-il demander un accusé de réception? Tous les conseils pour rendre ses e-mails plus efficaces.

La première règle est d’utiliser l’email avec discernement, avant de l’écrire il faudra se demander si c’est vraiment le mode de communication approprié par rapport à ce que vous avez à dire. Car parfois un coup de fil permet de régler plus rapidement la question que d’innombrables échanges de courrier électronique. Avant d’écrire, posez-vous les questions suivantes:

- Mon message est-il sensible?

- Mon message peut-il être mal interprété?

- Quel est le degré d’urgence de mon message?

- A combien d’interlocuteurs je m’adresse?

En bref, l’information est:

- urgente: je téléphone (et complète éventuellement l’information par un e-mail);

- sensible: je me déplace;

- classique: j’utilise l’e-mail.

Quand je rédige un e-mail, je commence par une salutation par «bonjour Monsieur ou Madame», où selon votre degré de connaissance «bonjour Stéphane». N’oubliez pas une petite phrase de salutations en fi n d’e-mail, pour éviter de conclure trop sèchement. Pourtant, on évitera le style écrit, trop ampoulé. Préférez une formule courte du type: «bien à vous», «cordialement», «sincèrement», «avec mes salutations»...et je finis par une signature qui contient le nom, prénom, profession et société et aussi les coordonnées. De plus la signature peut être faite de manière automatique.

ALLER DROIT AU BUT.

La rédaction professionnelle doit avoir pour objectif l’efficacité. Faites au plus court et écrivez clairement à votre interlocuteur ce que vous souhaitez. N’oubliez tout de même pas de vous présenter si le destinataire du message ne vous connaît pas. Si votre e-mail est à simple motif d’information, mentionnez-le. L’objet est important car il donnera des informations utiles à votre destinataire, vous permettra de classer plus facilement. Evitez de laisser la case vide ou de mettre une mention «divers». Utilisez les copies à bon escient. Oubliez la copie cachée sauf lors de la diffusion d’un même message à une liste de personnes, si elles n’ont pas à connaître les adresses les unes des autres. La copie simple uniquement aux personnes vraiment concernées et évitez d’informer pour se couvrir de... Gardez enfin en mémoire que le destinataire répondra certainement à l’ensemble des personnes en copie.

LORSQU’IL S’AGIT D’UNE RÉPONSE

Lorsque vous répondez à un e-mail, le «Répondre à tous» est bien utile. Les personnes en copie ont généralement besoin de connaître votre réponse au même titre que l’expéditeur de l’email. Pour éviter d’être relancé à tort et à travers, pensez à les inclure dans votre message. A l’inverse, si vous savez pertinemment que votre message ne concerne pas certaines de ces personnes, supprimez ces destinataires de la liste.

GÉRER SA PROPRE BOÎTE DE COURRIERS

Difficile d’être efficace avec ses emails si l’on ne sait pas gérer sa boîte à lettres. Je lis mes mails à des heures précises et informe mes expéditeurs par un message automatique. Ainsi, s’il s’agit d’une urgence, il pourra soit m’appeler, soit prendre contact avec une personne que j’aurai indiquée. Je jette: les échanges sans importance avec mes collègues, tous les courriers périmés, les newsletters et les spams. En conclusion, je peux gagner du

temps en gérant bien mes envois.