L’e-mail et ses travers, vaincre cette marée électronique

Quelle longueur doit faire un email pour être lu? Qui mettre en copie? Faut-il demander un accusé de réception? Tous les conseils pour rendre ses e-mails plus efficaces.

La première règle est d’utiliser l’email avec discernement, avant de l’écrire il faudra se demander si c’est vraiment le mode de communication approprié par rapport à ce que vous avez à dire. Car parfois un coup de fil permet de régler plus rapidement la question que d’innombrables échanges de courrier électronique. Avant d’écrire, posez-vous les questions suivantes:

- Mon message est-il sensible?

- Mon message peut-il être mal interprété?

- Quel est le degré d’urgence de mon message?

- A combien d’interlocuteurs je m’adresse?

En bref, l’information est:

- urgente: je téléphone (et complète éventuellement l’information par un e-mail);

- sensible: je me déplace;

- classique: j’utilise l’e-mail.

Quand je rédige un e-mail, je commence par une salutation par «bonjour Monsieur ou Madame», où selon votre degré de connaissance «bonjour Stéphane». N’oubliez pas une petite phrase de salutations en fi n d’e-mail, pour éviter de conclure trop sèchement. Pourtant, on évitera le style écrit, trop ampoulé. Préférez une formule courte du type: «bien à vous», «cordialement», «sincèrement», «avec mes salutations»...et je finis par une signature qui contient le nom, prénom, profession et société et aussi les coordonnées. De plus la signature peut être faite de manière automatique.

ALLER DROIT AU BUT.

La rédaction professionnelle doit avoir pour objectif l’efficacité. Faites au plus court et écrivez clairement à votre interlocuteur ce que vous souhaitez. N’oubliez tout de même pas de vous présenter si le destinataire du message ne vous connaît pas. Si votre e-mail est à simple motif d’information, mentionnez-le. L’objet est important car il donnera des informations utiles à votre destinataire, vous permettra de classer plus facilement. Evitez de laisser la case vide ou de mettre une mention «divers». Utilisez les copies à bon escient. Oubliez la copie cachée sauf lors de la diffusion d’un même message à une liste de personnes, si elles n’ont pas à connaître les adresses les unes des autres. La copie simple uniquement aux personnes vraiment concernées et évitez d’informer pour se couvrir de... Gardez enfin en mémoire que le destinataire répondra certainement à l’ensemble des personnes en copie.

LORSQU’IL S’AGIT D’UNE RÉPONSE

Lorsque vous répondez à un e-mail, le «Répondre à tous» est bien utile. Les personnes en copie ont généralement besoin de connaître votre réponse au même titre que l’expéditeur de l’email. Pour éviter d’être relancé à tort et à travers, pensez à les inclure dans votre message. A l’inverse, si vous savez pertinemment que votre message ne concerne pas certaines de ces personnes, supprimez ces destinataires de la liste.

GÉRER SA PROPRE BOÎTE DE COURRIERS

Difficile d’être efficace avec ses emails si l’on ne sait pas gérer sa boîte à lettres. Je lis mes mails à des heures précises et informe mes expéditeurs par un message automatique. Ainsi, s’il s’agit d’une urgence, il pourra soit m’appeler, soit prendre contact avec une personne que j’aurai indiquée. Je jette: les échanges sans importance avec mes collègues, tous les courriers périmés, les newsletters et les spams. En conclusion, je peux gagner du

temps en gérant bien mes envois.