Comment réussir vos réunions

Dans toutes les organisations, nous constatons qu’un grand nombre d’heures est passé en réunions diverses. Il est difficile d’imaginer de fonctionner sans organiser de réunion. Bien trop souvent les participants s’ennuient ou ont le sentiment de perdre leur temps. Pour éviter cela, il y a quelques règles à respecter. N’oublions pas que réunir des gens engendre impérativement des coûts. Alors afin de gagner du temps et en efficacité, voici dix questions à se poser lors de l’organisation d’une réunion.

 

Est-ce que la réunion est vraiment nécessaire? Dès lors que l’on considère le coût d’investissement que représente une réunion, il est parfois opportun d’envisager d’autres solutions, selon le type de communication que l’on veut établir avec ses collaborateurs. Il existe également des alternatives telles que la directive personnelle, les informations écrites telles que circulaires, télécopies, email, etc., l’appel téléphonique, la conférence téléphonique, par exemple.

2. Quel est l’objectif de la réunion?

A ne pas, comme trop souvent, confondre avec le thème de la réunion. Concrètement à quoi voulez-vous arriver à la fin de celle-ci?

3. Qui doit y participer?

Décidez qui doit impérativement être présent et qui vous pouvez inviter sans que ce soit impérativement. Il n’est pas forcément nécessaire que toutes les personnes soient présentes durant toute la réunion.

4. Combien de temps va durer la réunion?

Tenez-vous-y! Il n’y a rien de pire que des réunions qui durent.

5. Quel sera le contenu de l’ordre du jour?

Fixez un objectif, minutez les phases, définissez des durées réalistes, demandez éventuellement aux participants de prendre connaissance de documents préalablement et/ou de préparer une partie de l’animation.

6. Quand doit-elle avoir lieu?

Selon le type de réunion, il faudra tenir compte de la courbe de performances, sachant que les gens se concentrent mieux le matin.

7. Où doit-elle avoir lieu?

Choisissez un endroit approprié. Tous les locaux ne se prêtent pas à des réunions efficaces et ne sous-estimez pas l’impact de l’environnement sur le succès de votre réunion.

8. Qui va animer la réunion?

Ce n’est pas obligatoirement vous. Par contre la personne qui le fera devra être la garante du respect du temps et de l’ordre du jour. La qualité de l’animateur sera un élément important pour le bon déroulement de celle-ci.

9. De quel matériel ai-je besoin?

Eventuellement testez-le avant afin d’être sûr de son bon fonctionnement.

10. Quelle sera la suite de cette réunion?

Un procès-verbal décisionnel accompagne généralement les thèmes traités et répertorie les décisions prises, les personnes responsables et les délais à respecter. En conclusion, si vous maîtrisez l’organisation et le déroulement de vos réunions, vous augmenterez la satisfaction et la motivation des personnes qui y participent. Bonne réunion! Donner trop d’importance à son travail

«Avant de fixer l’heure d’une réunion, rappelez-vous que les gens se concentrent mieux le matin.»