info.pme.suisse.romande

Su r tous les fronts, engagé, volontaire, plein d’énergie, l’entrepreneur type ne se pose pas La question. Il avance, fonce et développe ses activités. Tout à son honneur! Et qui le lui reprocherait? A part peut-être son entourage proche ou les collaborateurs qui ressentent les sautes d’humeurs dues à la fatigue...!

Les entrepreneurs ont cette particularité de vouloir faire un maximum. Autant impliqué dans la réalisation des projets, que de contrôler une facture, de traiter une réclamation client, de vérifier une livraison, de relire un plan, etc. ils ont «la tête dans le guidon » et ne voient pas venir... le stress. Quels sont les indicateurs de stress? S’il vous arrive souvent d’avoir une alimentation négligée, d’essayer de tout faire en même temps, de perdre le contrôle facilement, de ne pas voir l’humour dans les situations qui amusent les autres, d’avoir des difficultés de prendre des décisions, de garder tout à l’intérieur de vous, de ne pas dormir assez, de remettre à plus tard ce que vous devez faire, d’être impoli, etc. Alors vous avez de forts risques d’être stressé. Faites le test: www.cmha.ca/bins/ (puis suivre > centre de soutien > ressources > indicateurs de stress).

TRUCS ET ASTUCES

Quelques trucs et astuces simples et faciles à mettre en place pour mieux gérer le stress. Consacrez 15 minutes par jour pour vous faire plaisir en écoutant une belle musique, en vous promenant dans un parc ou au bord de l’eau, asseyez-vous sur un banc, décontractez-vous, marchez, respirez profondément, étirez-vous, pratiquez la pensée positive en visualisant quelque chose d’agréable et rechargez votre batterie. Ces exercices ne sont pas la réponse à tous les maux, mais sont peut-être un début de réponse à votre stress et vous pouvez trouver un regain d’énergie qui vous permettra d’être plus efficace dans vos activités professionnelles notamment. Que feriez-vous maintenant si on vous offrait 15 minutes pour faire ce que vous voulez? Voici un lien qui pourrait être fort utile: www.cmha.ca/ bins/ (puis suivre > centre de soutien > ressources > le stress apprivoisé) En conclusion, le stress n’est pas une fatalité, il est la conséquence d’un mode de vie. A nous de le gérer et de trouver les réponses adéquates.

Quelle longueur doit faire un email pour être lu? Qui mettre en copie? Faut-il demander un accusé de réception? Tous les conseils pour rendre ses e-mails plus efficaces.

La première règle est d’utiliser l’email avec discernement, avant de l’écrire il faudra se demander si c’est vraiment le mode de communication approprié par rapport à ce que vous avez à dire. Car parfois un coup de fil permet de régler plus rapidement la question que d’innombrables échanges de courrier électronique. Avant d’écrire, posez-vous les questions suivantes:

- Mon message est-il sensible?

- Mon message peut-il être mal interprété?

- Quel est le degré d’urgence de mon message?

- A combien d’interlocuteurs je m’adresse?

En bref, l’information est:

- urgente: je téléphone (et complète éventuellement l’information par un e-mail);

- sensible: je me déplace;

- classique: j’utilise l’e-mail.

Quand je rédige un e-mail, je commence par une salutation par «bonjour Monsieur ou Madame», où selon votre degré de connaissance «bonjour Stéphane». N’oubliez pas une petite phrase de salutations en fi n d’e-mail, pour éviter de conclure trop sèchement. Pourtant, on évitera le style écrit, trop ampoulé. Préférez une formule courte du type: «bien à vous», «cordialement», «sincèrement», «avec mes salutations»...et je finis par une signature qui contient le nom, prénom, profession et société et aussi les coordonnées. De plus la signature peut être faite de manière automatique.

ALLER DROIT AU BUT.

La rédaction professionnelle doit avoir pour objectif l’efficacité. Faites au plus court et écrivez clairement à votre interlocuteur ce que vous souhaitez. N’oubliez tout de même pas de vous présenter si le destinataire du message ne vous connaît pas. Si votre e-mail est à simple motif d’information, mentionnez-le. L’objet est important car il donnera des informations utiles à votre destinataire, vous permettra de classer plus facilement. Evitez de laisser la case vide ou de mettre une mention «divers». Utilisez les copies à bon escient. Oubliez la copie cachée sauf lors de la diffusion d’un même message à une liste de personnes, si elles n’ont pas à connaître les adresses les unes des autres. La copie simple uniquement aux personnes vraiment concernées et évitez d’informer pour se couvrir de... Gardez enfin en mémoire que le destinataire répondra certainement à l’ensemble des personnes en copie.

LORSQU’IL S’AGIT D’UNE RÉPONSE

Lorsque vous répondez à un e-mail, le «Répondre à tous» est bien utile. Les personnes en copie ont généralement besoin de connaître votre réponse au même titre que l’expéditeur de l’email. Pour éviter d’être relancé à tort et à travers, pensez à les inclure dans votre message. A l’inverse, si vous savez pertinemment que votre message ne concerne pas certaines de ces personnes, supprimez ces destinataires de la liste.

GÉRER SA PROPRE BOÎTE DE COURRIERS

Difficile d’être efficace avec ses emails si l’on ne sait pas gérer sa boîte à lettres. Je lis mes mails à des heures précises et informe mes expéditeurs par un message automatique. Ainsi, s’il s’agit d’une urgence, il pourra soit m’appeler, soit prendre contact avec une personne que j’aurai indiquée. Je jette: les échanges sans importance avec mes collègues, tous les courriers périmés, les newsletters et les spams. En conclusion, je peux gagner du

temps en gérant bien mes envois.

S’orienter vers l’optimisation, c’est gagner du temps et de l’argent.

Explications par Joël Banet, A3 Synergie, consultant dans le domaine de la logistique et l’organisation d’entreprises à Fribourg.

Le développement des sociétés de production de biens et de services nécessite la satisfaction simultanée des clients, des actionnaires, des employés, de l’environnement et de la société. Ceci dans le strict respect des contraintes des fournisseurs, des concurrents et des marchés et avec une connaissance approfondie des méthodes d’élaboration, de déploiement, d’exploitation et d’arrêt des processus.

L’optimisation de la production est résolument orientée vers l’amélioration de la performance de l’entreprise, qui se conclut généralement en termes de gains (gain financier, gain sur la fiabilité, gain de productivité, gain de capacité, gain de flexibilité…).

Mais comment accéder à cet univers technologique? Il faut savoir que ce domaine complexe relève des métiers technologiques de la filière «Génie Industriel». Toutefois, il est possible de clarifier l’approche par l’utilisation de 7 clés fondamentales:

1. Bonne gestion des droits d’accès (habilitation): Il faut définir qui possède la compétence et donc l’habilitation pour utiliser telle ou telle machine et dans quelles conditions, avec quelle limite, etc.

2. Enregistrement efficace des mesures (traçabilité): Pour garantir à vos clients un haut niveau de qualité, vous effectuez de nombreux contrôles sur les articles que vous produisez. Des logiciels spécialisés vous permettent de créer ainsi votre base de données et vous garantissent une rigoureuse traçabilité.

3. Maîtrise des statistiques (MSP) – (Maîtrise des Statistiques des Procédés):

La MSP (Statistical Process Control ou SPC en anglais), est le contrôle statistique des processus.

A l’aide de représentations graphiques montrant les écarts (en + ou en -), il devient possible d’anticiper les mesures à prendre pour améliorer toutes sortes de processus.

4. Capacité à détecter les écarts (dérives):

La perception et le traitement de l’écart par l’intervenant en les classifiant par exemple (événement critique, significatif, intéressant ou enregistré pour retour d’expérience) et en y apportant les mesures correctives.

5. Créations d’alertes (veille permanente):

Certains écarts critiques sont repérés et un système d’alerte permet d’intervenir rapidement, voire immédiatement.

6. Historique des changements (traçabilité):

La traçabilité est une mesure indispensable pour avoir une vision dynamique, et non statique de votre parc machines. Accédez rapidement à l’historique complet de votre parc à l’aide de logiciels adaptés et générez des rapports d’analyse détaillés.

7. Informatiser le service maintenance:

Les outils d’optimisation concernés font partie de la famille des GMAO** Pourquoi choisir la GMAO? Pour gagner en expérience, éviter les erreurs, optimiser les préventions, gérer les interventions, suivre les indicateurs pertinents, augmenter la durée de vie du parc machines, gérer les outillages, les appareils de mesure, etc.

En dehors de ces 7 clés, il faut également citer les gestionnaires d’études et de scénarios qui permettent de gérer facilement les données et les résultats de plusieurs hypothèses d’études.

Par exemple, les données de maintenance définissent, pour chaque machine, pendant quels jours ou semaines de l’année cette machine sera indisponible pour cause de maintenance.

Différentes alternatives (hypothèses) peuvent être simulées pour faire face à cette contrainte.

Ainsi, pour augmenter le profit, il existe une voie encore trop souvent sous estimée, celle qui consiste à se pencher sérieusement sur la manière dont le parc machines est utilisé. Les solutions sont nombreuses et l’offre logiciel importante pour répondre aux différents domaines de production.

** Gestion de maintenance assistée par ordinateur

Un ouvrage de référence: Marc Frederic,

«Mettre en oeuvre une GMAO», Ed Dunod

PORTRAIT DE JOËL BANET

Maîtrise ès Sciences de Gestion de l’Université de Poitiers, consultant senior et coach, il a travaillé pour plusieurs multinationales et entreprises familiales. Ses qualifications, sa détermination et son expérience lui ont permis de mener à bien des missions réalisées avec enthousiasme dans les domaines de la stratégie, de la logistique, de l’organisation, de la qualité totale, du management et leadership, de la communication, du marketing et de la gestion de projet.

Le conseil d’administration à un rôle « visionnaire » au service de l’entreprise, il est élu par les actionnaires et travaille pour eux et il endosse des responsabilités importantes dans le cadre de la gestion de l’entreprise. De nombreuses « petites » sociétés anonymes (SA) sont souvent bien désemparées et ne connaissent pas ou mal le fonctionnement d’un conseil d’administration.

Cet article s’adresse essentiellement à ces « petites » SA et apporte un éclairage sur les éléments clés du rôle de leur conseil d’administration.

Il s’agit bien souvent d’entreprises familiales, où les mêmes personnes cumulent des fonctions de président, de délégué du conseil d’administration ou de CEO.

Un tel cumul peut notamment se justifier lorsqu’une entreprise a besoin d’une personnalité dirigeante énergique ou qu’elle doit prendre et appliquer des décisions très rapidement.

Par contre elle risque de manquer d’objectivité et générer des conflits de pouvoir ou d’intérêts. C’est là qu’un ou plusieurs membres externes peuvent apporter une véritable valeur ajoutée.

Le conseil d’administration devrait autant que possible réunir une palette de compétences diverses et interdisciplinaires. Les qualités le plus souvent privilégies sont les spécialisations fonctionnelles, notamment dans les domaines du droit, de la finance, de la stratégie, du marketing, de la production et des achats, de même que l’expérience de la branche et les contacts internationaux. Il est bon que le conseil d’administration rassemble des visionnaires et des pragmatiques, des optimistes et des pessimistes ???, des fonceurs et des stratèges prudents, des calculateurs, mais aussi des penseurs capables de soulever les questions de fond, et que tous ces caractères se fassent contrepoids. L’éventail des âges et des expériences devrait également être aussi large que possible.

Le rôle d’un conseil d’administration !

Le conseil d’administration est un organe de conduite. Parmi les principaux rôles du conseil d’administration il aura pour fonction de :

·         créer de la valeur ajoutée

·         définir la mission et la vision de l’entreprise

·         veiller à la santé financière

·         veiller à ce que l’organisation dispose de ressources humaines qualifiées et suffisantes

·         diriger et contrôler les opérations de l’entreprise

·         répondre aux questions importantes telles que…

è Quelle position sur le marché / secteur d’activité souhaitons-nous avoir ?

è Quelle stratégie de développement souhaitons-nous mettre en place ?

è Comment sont utilisées les ressources actuelles ?

è Comment pouvons-nous réaliser de la valeur ajoutée ?

è Quels objectifs allons-nous fixer à la direction de la société ?

 Leviers permettant d’améliorer la valeur ajoutée.

1.    Augmenter le cash-flow (liquidités), par exemple

·      En réduisant les coûts

·      En augmentant les prix

·      En procédant à une différenciation prix-prestations par segments

2.    Accroître l’efficacité de l’emploi du capital par exemple

·      En optimisant le stockage

·      En instituant une gestion de trésorerie

·      En optimisant les immobilisations

·      En fermant les installations non indispensables à l’exploitation

3.    Viser une croissance des investissements, par exemple

·      En élargissant la diffusion géographique des produits porteurs

·      En étendant les compétences clés à de nouveaux domaines d’affaires (la croissance n’est génératrice de valeur ajoutée que si les rendements sont supérieurs aux coûts des capitaux)

Source : UBS Outlook, selon The Boston Consulting Group

En résumé, un conseil d’administration doit être capable d’anticiper le marché, d’innover, de savoir se positionner, de développer des valeurs ajoutées, de gérer les risques et de conduire l’entreprise dans son développement. Et ceci est tout particulièrement important pour les petites entreprises qui ne disposent pas toujours des ressources pour se donner toutes les chances de se développer de manière optimale.

Le pilote de chasse dispose de son cockpit, le chef d’entreprise aussi !

La comparaison s’applique aux nombreux indicateurs de contrôle de gestion qui contribuent au pilotage de l’entreprise : clients, fournisseurs, partenaires financiers, fiscalité,… en d’autres termes un chef d’entreprise doit savoir combien il a en caisse et ce qu’il fait de son argent. Et ce en tout temps. Sans quoi la faillite risque de le guetter très rapidement.

Ainsi, des indicateurs pertinents en regard d’objectifs précis facilitent l’identification des inévitables dérives. Il est alors indispensable de recourir à un tableau de bord qui permet une vision globale.

Comment diriger son entreprise « à vue » alors que l’environnement est sujet à des mutations qui ne font que s’accélérer ?

­   Conduire sans tableau de bord devient chaque jour plus dangereux. Il est donc vital pour les entreprises de développer leur capacité à identifier les changements et les leviers à actionner.

Pour ce faire, le chef d’entreprise va devoir commencer par mettre en place deux types de tableaux de bord :

1.   Le tableau de bord de trésorerie.

Une entreprise qui ne disposerait pas des ressources suffisantes pour remplir ses engagements financiers à court terme serait déclarée en cessation de paiement et la faillite pourrait être prononcée.

En se dotant d’un tableau de bord de trésorerie, le chef d’entreprise pourra effectuer rapidement les ajustements et renforcera sa crédibilité auprès des banques. La trésorerie est une affaire d’anticipation.

2.   Le tableau de bord de gestion.

Comment mesurer la performance de son entreprise ? Pour suivre au plus prêt les résultats, il faut utiliser un tableau de bord de gestion. Celui-ci, d’essence largement comptable, permettra de suivre, mois par mois, la chaîne des soldes d’intermédiaires de gestion, et ceci jusqu’au résultat net de l’entreprise. Ce tableau de bord doit être adapté à chaque entreprise.

Ces deux types de tableaux de bord constituent des outils indispensables qui propulsent le chef d’entreprise dans l’art du pilotage !

Le dirigeant voudra certainement aller plus loin… il se tournera alors vers une merveille de pilotage : le « tableau de bord prospectif », connu aussi sous le vocable anglais de Balanced scorecard.

Ce nouveau tableau de bord est orienté vers le futur et reflète autant les performances réalisées que celles à venir.

Il couvre tous les domaines de l’entreprise et communique auprès de tous une même vision du futur de l’entreprise. Ce tableau de bord mérite d’être présenté plus en détail et fera l’objet du prochain article.